Op de eerste plenaire CCPA-bijeenkomst in oktober 2010 werden vijf werkgroepen opgericht die thema’s behandelen die van belang zijn in het kader van de strategische richting die Europeana uit moet gaan: ‘user engagement’, ‘financial/sustainability’, ‘ethical’, ‘technical’ en ‘legal’. Deze werkgroepen stellen in de loop van 2011 een werkplan op en voeren dit uit. Deze werkgroepen kregen elk een (verkozen) CCPA-officer toegewezen en bestaan uit een kernwerkgroep en een reflectiegroep waarin de brede CCPA-community opgenomen is.

Werkgroep 1: User Engagement
Deze werkgroep wil het engagement van de gebruiker in Europeana verhogen. De belangrijkste vraagstelling hierbij luidt hoe Europeana gebruikers kan engageren zodat niet enkel Europeana, maar ook de content providers en aggregatoren hieruit voordeel halen.Dit wordt aan de hand van twee onderwerpen uitgewerkt:
  • In tegenstelling tot de eerdere trend om gedefinieerde personae uit te werken (dé onderzoeker, dé vrijetijds cultuurliefhebber, …) worden er profielen uitgewerkt voor (virtuele) gebruikers aan de hand van hun (cognitief) gedrag en hun motivatie. Zo kan ook de link gelegd worden met de specifieke diensten die Europeana moet ontwikkelen om hieraan tegemoet te komen. Daarnaast worden API-gebruikers naast gebruikers van de Europeana-portaalsite geplaatst en worden aggregatoren en inhoud aanleverende instellingen apart bestudeerd, net als andere stakeholders zoals overheden en de markt.
  • De werkgroep werkt eveneens een typologie van beleidsopties met betrekking tot het engageren van de gebruiker uit. Hoe bouwt een content provider een virtuele gemeenschap op? Hoe ga je om met diversiteit en meertaligheid? Zijn er specifieke strategieën te bepalen om minderheden (virtueel) te betrekken?

Initieel focust deze werkgroep op bovenstaande activiteiten. In dat kader worden ook ondersteunende onderzoeken uitgevoerd. De resultaten worden ter discussie aan de kern- en de brede groep voorgelegd en zullen na consensus het uitgangspunt vormen voor het definiëren van het unique selling point van Europeana en worden herwerkt tot aanbevelingen die in een white paper gepresenteerd zullen worden.

Werkgroep 2: Financial/Sustainability

Deze werkgroep gaat in op het vraagstuk van de financiële duurzaamheid van aggregatie. De kernvraag die deze werkgroep wil beantwoorden is de volgende: “Wat zijn de kosten voor mijn instelling bij deelname aan Europeana en wat zijn de directe en indirecte voordelen van een deelname aan Europeana voor mijn instelling?” Om tot een antwoord te komen wil de werkgroep de discussie verleggen van de kosten en meerwaarde voor content providers naar het brede ecosysteem waar de productie en het gebruik van inhoud in balans is en waar vraag en aanbod op een duurzame manier met elkaar in verband staan. Hiervoor wordt uitgegaan van het Digital Cultural Content Supply Chain-model dat Collections Trust uitwerkte en dat uit vijf componenten bestaat, namelijk extractie, productie, management, distributie en gebruik. Elke component heeft een equivalent in de wereld van musea, bibliotheken en archieven: acquisitie/selectie, catalogisering/metadata-beschrijving, editeerwerk/curatorschap, de integratie in CMS en het gebruik van inhoud onsite en in online collecties. In deze keten zijn meerdere partijen betrokken (content providers, aggregatoren, Europeana, private organisaties, …) die elk met elkaar een specifieke relatie aangaan.

De werkgroep wil aanbevelingen en suggesties formuleren met betrekking tot de financieringscomponent, over wat ‘toegevoegde waarde’ is en hoe dit gefinancierd kan worden. Het resultaat zal boodschappen op vier niveaus bevatten:
  • Naar publieke organen (de Europese lidstaten, Europa, …) wordt gecommuniceerd dat er geld voor digitalisering voorzien moet worden. Voor privé-bedrijven luidt de boodschap dat de overheden dit niet alleen kunnen bolwerken. De bedrijfswereld kan daarbij voor een toegevoegde waarde zorgen die culturele instellingen niet kunnen voorzien.
  • Europeana wil men aanbevelen problemen te detecteren en de bottlenecks in het ecosysteem op te sporen. Wat moet men bijvoorbeeld doen wanneer aggregatoren elkaar concurreren?
  • De content providers worden verzocht om te focussen op een betere strategie voor het digitale landschap en betere manieren te zoeken om met hun digitale informatie om te gaan.
  • Aan de gebruiker wordt gemeld dat de hele waardeketen wijzigt omdat meer en meer informatie door henzelf gecreëerd wordt. Dit gaat om een belangrijke bijdrage, wat de belangrijkste reden is om hun vrije toegang tot de digitale informatie te bieden.

Werkgroep 3: Ethical

Deze werkgroep wil Europeana bouwstenen aanbieden voor een correcte omgang met inhoud die door bepaalde actoren als ongepast kan worden ervaren. De belangrijkste uitdaging bestaat uit het zoeken naar manieren om deze klachten op te lossen in overeenstemming met het algemene ethische beginsel van de vrijheid van informatie, en dit zonder censuur toe te passen.
Het gebruik van ‘ethische’ woorden in verschillende Europeana-documenten is vermeldenswaardig. Vaak worden de termen niet uitgelegd maar wordt er een zeer subjectieve betekenis aan gegeven zoals ‘eerlijk’, ‘gebalanceerd’ en ‘gelijk’. Eén van de belangrijkste taken van deze werkgroep bestaat daarom uit het uitwerken van deze terminologie via een degelijk ethisch raamwerk voor Europeana.

De werkgroep formuleert op basis van het rapport van het Comité des Sages volgende suggesties:
  • In het rapport worden de eindgebruikers niet als stakeholders bekeken die noden of rechten in Europeana hebben. Toch wordt deze groep door Europeana tamelijk centraal geplaatst. Dit moet verder bekeken worden.
  • Inclusiviteit (geen selectie) wordt correct gedefinieerd als één van de belangrijkste aspecten van Europeana, maar op bepaalde plaatsen worden meesterwerken als prioriteit aangeduid. Dit is een vage notie die niet in objectieve termen gevat kan worden. Selectie dient niet door Europeana te gebeuren maar eerder door de individuele content provider, als een onderdeel van hun taken.
  • Publiek/private samenwerkingen staan centraal in het rapport. Er wordt gedetailleerd ingegaan op één specifiek type van PPS maar de tekst bevat meerdere tegenstrijdigheden. Het geeft immers aan dat digitalisering geen nieuwe rechten mag creëren maar bedrijven die digitale inhoud aanmaken worden gevraagd om de nieuwe rechten slechts gedurende zeven jaar uit te oefenen. De werkgroep wil aanbevelen om hierrond meer werkzaamheden te verrichten binnen de CCPA.

Deze werkgroep zal een ethische code voor Europeana ontwikkelen, die als referentie gebruikt kan worden door alle stakeholders. Deze code wordt als white paper gepubliceerd. De set van basisprincipes moet op een abstract niveau gedefinieerd worden omdat ze toepasbaar moeten zijn op een brede waaier aan onvoorspelbare situaties. Specifieke procedurele richtlijnen kunnen afzonderlijk ontwikkeld worden, gebaseerd op individuele cases, vragen of klachten. Europeana dient immers een neutraal kanaal te zijn dat het fundamenteel menselijk recht op de toegang tot informatie en de vrijheid van meningsuiting respecteert. Dit kan enkel nagestreefd worden als Europeana een inclusief en clean hands beleid voert. Het zijn immers de content providers die de voornaamste verantwoordelijke partijen zijn voor welke informatie er in Europeana verschijnt.

Werkgroep 4: Technical
Deze werkgroep heeft tot doel de technische belemmeringen op te heffen die deelname aan Europeana verhinderen. Deze werkgroep bestond reeds voordat de CCPA-werkgroep opgericht werd en heeft een dubbele rol, enerzijds als klankbord voor technische aspecten binnen Europeana en anderzijds om bepaalde onderwerpen via white papers ter sprake te brengen.
De werkgroep zal een tekst publiceren voor een niet-technisch publiek (o.a. managers) met de nadruk op het waarom in plaats van het hoe (vb. kostbesparingen, …). Verder wordt er een kennisrepertorium uitgebouwd waarbij links naar gedeelde technische documenten gecentraliseerd worden.

In de white paper komen volgende onderwerpen aan bod: (1) de mogelijkheden van cloud computing, (2) de betekenis van digitalisering voor een archief, museum, … , (3) linked open data, (4) metadata, (5) digitale preservatie, (6) persistent identifiers, (7) terminologie, (8) technische aspecten van aggregatie (OAI, …), (9) het semantische web en (10) data visualisatie.

Werkgroep 5: Legal
Deze werkgroep wil de juridische aspecten die deelname aan (en bijdrage tot) Europeana belemmeren in kaart brengen en oplossingen aanbieden om barrières te overbruggen. De white paper moet de brug vormen tussen de noden van de content providers en de noden van Europeana. Extended Collective Licensing, diligent search (cfr. problematiek verweesde werken) en de richtlijn over public sector information zijn elementen die aan bod komen.
De werkgroep wil ook uitspraken doen over de Data Exchange Agreements. Men wil ook een procedure uitwerken om met klachten om te gaan. De werkgroep denkt ondermeer na over de oprichting van een orgaan om met klachten om te gaan.